La operativa del día a día de una organización puede consumir mucha de nuestra energía, en ocasiones llega a mermar nuestra visión para desarrollar nuevas formas de trabajo e incluso, de hacer crecer el negocio en formas más creativas. ¿Qué podemos hacer para no sucumbir ante la borágine de la cotidianeidad?
Dentro de las organizaciones podemos enumerar diferentes aspectos que hacen mover los negocios, sin embargo en el centro de todo se encuentran las personas, quienes realmente hacen que las cosas sucedan. A través de diferentes actividades y dando seguimiento por diversos medios a los asuntos relevantes (y no tan relevantes pero necesarios) nuestros colaboradores se ven inmersos en un ecosistema digital con una diversidad de herramientas que suelen estar desconectadas entre sí y no siempre son flexibles ante cualquier cambio.
Para cualquier empresa que busque optimizar sus operaciones, es primordial contar con un sistema de nueva generación que gestione el flujo de trabajo y sus procesos, que permita una curva de adopción dentro de las primeras tres semanas de implementación y que por supuesto esté bajo el concepto de democratización del software, es decir, que tenga la capacidad de proveer a las diferentes áreas organizacionales, frente a un área de TI, una autonomía de implementación y escalabilidad.
Una mirada básica a la automatización con monday.com
monday.com como plataforma integral responde al dinamismo de la organización actual . Esta plataforma que funge como marco de trabajo, nos ayuda en la automatización de los procesos manuales con diferentes recetas pre-configuradas o con la creación de nuevas recetas a la medida del flujo de trabajo específico.
Una automatización dentro de monday.com se puede entender con tres conceptos básicos:
- Un disparador: Un evento que se elige para poner en marcha la automatización.
- Una condición: Requisito que tiene que cumplir el disparador para que funcione la automatización.
- Una acción: Un evento que ocurre como resultado del disparador y el cumplimiento de la condición.
En la imagen ejemplo se define el disparador “When Status Changes”, la condición “No longer relevant (un estado en particular)” y la acción “archive item”. Cabe destacar que en monday.com una automatización se caracteriza por programarse en lenguaje natural y pequeños párrafos, es decir, el conocido low code. Esta es la base necesaria para automatizar un flujo de trabajo en monday.com.
Vamos al siguiente nivel
Uno de los primeros pasos para comenzar la automatización de un flujo de trabajo complejo (conexión de diferentes áreas organizacionales y colaboradores -internos y externos-) es definir un simple diagrama de flujo para cada proceso que queremos automatizar. Este diagrama puede ser tan detallado como se necesite, aquí te muestro un diagráma de un flujo genérico de proyectos:
La definición de un diagrama de flujo nos ayuda a entender diversos aspectos, que van desde la complejidad del día a día a la reingeniería para optimizar el proceso actual. En términos de automatización nos da la visibilidad para definir donde aplicar las recetas que nos provee monday.com con el fin de quitarnos de encima tareas repetitivas y concentrarnos en el core del trabajo.
Todo en monday.com es un abanico de posibilidades y lo único constante es que todo se puede cambiar y ajustar a las necesidades del negocio.
Las automatizaciones se ubican en un centro especializado, debidamente categorizado que permite crear o encontrar de manera expedita más de 140 recetas para automatizar tareas cotidianas: Desde programar el envio de un correo hasta hacer conexiones entre tableros con base en estatus y multiples condiciones.
Una vez que ya conocemos la base de construcción de una automatización, hemos definido el diagrama de un flujo de trabajo complejo e identificado el centro de automatizaciones, entonces es momento de hacer que todo engrane a la perfección.
Si nos regresamos al diagrama de flujo que hemos construido arriba podemos identificar que se determinan el número de tableros y los puntos donde se deben automatizar las tareas, entre las que se encuentran:
- Formulario de solicitudes entrantes
- Envío de notificaciones vía alerta monday.com y por correo electrónico con base en cambios de estado
- Creación automática de nuevos tableros y movimiento de elementos
- Creación automática de reporte con gráficas y KPI’s
¡Veámoslo en acción!
Asi se vería la definición de los tableros y paneles a utilizar:
En cada tablero, así veríamos las diferentes automatizaciones que mitigan las tareas repetitivas.
Por último con base en los datos del tablero asi veríamos un Dashboard a Alto Nivel para la toma de desiciones.
Es así, que con los elementos mostrados se ejemplifica un caso claro (y también clásico) del cómo una organización deja de lado las herramientas rígidas para dar paso a un paradigma automático que elimina el estrés provocado por la cotidianiedad del trabajo repetitivo y nos prepara para concentrar el esfuerzo en lo crucialmente importante: El crecimiento y la prosperidad de nuestro negocio.
¿Hay algún flujo que quieras automatizar? Cuéntame cuál es.
